Die meisten Universitäten haben nach den DFG-Leitlinien zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis eine Ombudsstelle bzw. Ombudsperson als erste, vertrauliche Anlaufstelle bei Verdacht auf Plagiat, Datenmanipulation, Autorenschaftsstreit oder sonstiges wissenschaftliches Fehlverhalten. Das Verfahren ist in der Regel zweistufig: Zunächst prüft die Ombudsperson vertraulich, ob ein begründeter Anfangsverdacht besteht. Bestätigt sich dieser, setzt die Hochschulleitung eine Untersuchungskommission ein, die förmlich ermittelt und eine Empfehlung abgibt. Die eigentliche Entscheidung – etwa die Rücknahme oder der Widerruf der Promotion nach §§ 48, 49 VwVfG – trifft erst die zuständige Stelle (Fakultät oder Rektorat); gegen diese Verfügung sind Widerspruch und Klage eröffnet (§§ 68, 42 VwGO). Schon im Ombudsverfahren bestehen ein Anhörungsrecht und ein Recht auf Akteneinsicht; eine frühzeitige anwaltliche Begleitung bei Stellungnahme und Akteneinsicht ist sinnvoll, weil die dort gelegten Weichen den weiteren Verfahrensverlauf häufig prägen.